Frag Projektverantwortliche, wovor es ihnen am meisten graut, und viele geben dieselbe Antwort: Stundenzettel. Nicht, weil Zeiterfassung schwierig wäre, sondern weil kaum jemand seine Zeiten direkt festhält. Am Freitagnachmittag werden die Stunden aus vagen Erinnerungen und Kalendereinträgen zusammengesetzt. Bis sie auf dem Schreibtisch landen, sind sie eher eine Geschichte als ein verlässlicher Nachweis. Wir haben Taskable entwickelt, um genau diese Routine überflüssig zu machen.
Statt Menschen dazu zu bringen, noch ein Tool zu öffnen, sich einzuloggen und ein Formular durchzuklicken, kommt Taskable dorthin, wo sie ohnehin arbeiten. Eine kurze Sprachnachricht in WhatsApp, eine Nachricht in Teams oder ein Eintrag, der direkt mit deinem ERP synchronisiert wird. Zeiterfassung wird Teil des Arbeitstags, statt am Ende noch obendrauf zu kommen.
Es ging nie um Disziplin
Während der Entwicklung haben wir mit vielen Teams gesprochen. Sie beschrieben immer wieder dasselbe Problem: Je mehr Aufwand ein System von Anfang an verlangt, desto seltener wird es konsequent genutzt. Und je unzuverlässiger die Daten sind, desto mehr Besprechungen braucht es, um sie zu klären. Der eigentliche Engpass war nie, dass Menschen zu bequem zum Stundeneintragen wären. Es war die kleine, lästige Lücke zwischen dem Erledigen der Arbeit und dem Festhalten der Zeit.
Wenn das Eintragen einer Stunde länger dauert als die Kaffeepause, die es unterbricht, lassen es die meisten einfach bleiben.
Deshalb haben wir nicht gefragt: „Wie bringen wir Menschen dazu, das Formular ordentlich auszufüllen?“ Unsere Frage war: Was wäre, wenn es gar kein Formular gäbe?
Genau diesen Überblick brauchen die meisten Führungskräfte: ein aktuelles, verlässliches Bild davon, wofür Zeit aufgewendet wird. Niemand musste sich hinsetzen und es mühsam zusammenstellen. Es entsteht daraus, dass die einzelnen Einträge von Anfang an leicht zu erfassen waren.
Zeiten erfassen, wie Menschen ohnehin miteinander sprechen
Die größte Veränderung: Menschen können ihre Zeiten so erfassen, wie sie einem Kollegen kurz erzählen würden, woran sie gearbeitet haben. Schreib „Den Vormittag mit dem Onboarding bei Meyer verbracht“, und Taskable macht daraus einen vollständigen Eintrag. Dem richtigen Projekt zugeordnet und bereit für eine kurze Bestätigung.
Kein zusätzlicher Login. Nichts zu installieren. Keine Einführungsschulung. Wer in deinem Team eine WhatsApp-Nachricht senden kann, kann auch seine Stunden zuverlässig erfassen. Ob getippt oder auf dem Weg zur nächsten Besprechung ins Handy gesprochen.
Was sich dadurch ganz von selbst verändert
- Einträge entstehen am selben Tag, solange die Details noch frisch sind. So bleiben die Daten belastbar, statt später rekonstruiert zu werden.
- Die Einführung wird nicht zum eigenen Projekt, weil niemand dafür eine neue Gewohnheit entwickeln muss.
- Führungskräfte müssen nicht mehr hinterherlaufen, weil die Zahlen aktuell bleiben, ohne dass jemand ständig darauf drängen muss.
Anbindung an die Systeme, die du bereits nutzt
Die Zeit zu erfassen ist nur die halbe Aufgabe. Die andere Hälfte besteht darin, die Stunden in das System zu bringen, auf das sich dein Unternehmen bereits verlässt: dein ERP. Taskable bindet es direkt an und kann auch bestehende Daten übernehmen. Du fängst also nicht bei null an.
Du musst keine fehleranfällige Middleware pflegen und dir keine Sorgen um einen riskanten einmaligen Export machen. Beide Systeme bleiben synchron. So arbeiten Buchhaltung, Projektmanagement und die Teams, die die Projekte umsetzen, mit denselben Zahlen.
Wie es weitergeht
Dies ist der erste Beitrag im Taskable-Blog. Hier werden wir darüber schreiben, wie wir das Produkt entwickeln, was hinter den Kulissen unserer Assistenz passiert und was Teams im Alltag bei der Zeiterfassung hilft. Wenn ein paar zusätzliche Stunden pro Woche für dich gut klingen, melde dich bei uns. Wir zeigen dir Taskable gerne.
Schön, dass du dabei bist.
